Para quien dirige una empresa de servicios
Ya cerraste la oficina, pero sigues pensando en el trabajo.
Revisas el teléfono a las once de la noche. Preguntas «¿ya salió lo del cliente?» por quinta vez. Sientes que, si tú no estás, nada se mueve.
Oficina Viva es el lugar donde tu equipo sabe qué sigue y tú ves cómo va todo, sin perseguir a nadie.
«Hoy vence 1 entrega. Yo te aviso.»
Seguro te suena.
Lo que casi todos los dueños de empresas de servicios piensan, y no siempre dicen en voz alta.
«Si no lo reviso yo, no se hace.»
Y por eso nunca terminas de desconectarte.
«Me enteré tarde. Otra vez.»
Cuando el cliente ya llamó, ya no hay mucho que hacer.
«¿Cuánto llevamos gastado en este proyecto?»
Lo sabrás al cierre de mes, cuando ya no se puede cambiar.
«Lo veo cansado, pero no sé quién trae demasiado.»
Y no quieres preguntarle a cada uno.
«Estaba en el chat… y se me perdió.»
Una instrucción importante entre cuarenta mensajes.
«Mi gente sí trabaja. Es que ya somos más de los que caben en mi cabeza.»
Eso no es falta de control. Es que tu empresa creció.
Nada de eso significa que dirijas mal. Significa que tu empresa creció, y lo que te sirvió con cinco personas ya no alcanza con quince. Para ese momento se hizo Oficina Viva.
Lo que logras
No son funciones. Son cosas que dejan de pasar.
Nada se escapa en tu empresa
Gracias a una oficina donde ves a todo tu equipo, su carga y su avance de un vistazo.
- «Hoy para ti» le muestra a cada persona, y a ti, solo lo que necesita atención hoy.
- «Por aprobar» junta en un lugar todo lo que espera tu visto bueno.
- Sabes quién está en una junta, quién de vacaciones y quién tiene espacio, sin preguntar.
Nada se pasa del presupuesto
Gracias a que cada gasto, ingreso y factura se localiza y se aprueba antes de que cuente.
- Presupuesto por categoría en cada proyecto, comparado con lo que realmente se gasta.
- Tu equipo manda el gasto con su comprobante; su jefe responde «Va» o «Mejor no» sin burocracia.
- Facturas en PDF y XML guardadas con el movimiento. Tu contador recibe un archivo listo para Excel.
Nada se entrega a destiempo
Gracias a que ordena todo por importancia y urgencia, y te avisa cuando algo está por vencer.
- Cada persona abre su día y sabe qué sigue, en el orden correcto.
- El clima de la empresa va de despejado a tormenta antes de que se venza algo, no después.
- Si una fecha no alcanza, se propone una nueva y quien manda el trabajo decide. Las vacaciones se descuentan solas.
Tu equipo trabaja contento
Gracias a que conoce y reconoce el esfuerzo de cada persona, y quita carga cuando alguien trae demasiado.
- Reconocimientos y premios que el equipo se gana por su desempeño, con reglas claras y por escrito.
- Si alguien está sobrecargado, la app lo detecta y te sugiere repartir el trabajo.
- Cada persona crece con su propio personaje, que cambia con su antigüedad en la empresa.
No pierdes un pendiente
Gracias a un chat organizado por proyecto y por área, donde un mensaje se vuelve tarea con un clic.
- Cada proyecto y cada área tiene su espacio: lo importante ya no se pierde entre cuarenta mensajes.
- Lo que se pide en el chat queda como tarea, con responsable y fecha.
- Las reuniones llevan sus documentos y te recuerdan antes de empezar.
No se te cae una venta
Gracias a un proceso de ventas que tú defines, con cada prospecto en su paso y con quién le da seguimiento.
- Pones los pasos que sigue tu empresa: contacto, visita, propuesta, contrato o los que uses.
- Para avanzar un prospecto se deja evidencia, y el pago lo confirma el banco, no el vendedor.
- Ves cuánto hay en camino y qué se quedó detenido.
Cada quien ve lo que le toca
Gracias a permisos por área, socios y proyectos reservados que se configuran en un par de clics.
- Las finanzas solo las ven quienes tú decides. El resto sube documentos y cantidades sin ver las cuentas.
- Socios con las áreas que les corresponden. Proyectos reservados con su propio chat y sus propias tareas.
- Tu contador sigue con sus herramientas: tú le mandas todo ordenado.
Plan con inteligencia artificial
Que además te explique tu empresa.
Cruza lo que pasa en tareas, ventas, dinero y personas para decirte qué importa hoy, a quién ayudar, qué proyecto se está saliendo de presupuesto y cómo trabaja realmente tu equipo. Sin que armes un solo reporte.
Estamos terminando esta parte. Pide que te avisemos al suscribirte: el precio lo conoces antes de que se cobre.
Empezar
Se configura como un iPhone nuevo.
Nada de manuales. Contestas, y la app se arma a tu medida.
- 1
Contestas unas preguntas
Una a la vez, con opciones. Cada una te explica qué estás eligiendo y para qué sirve. Lo básico te toma unos minutos.
- 2
Lo demás, cuando quieras
Si algo no lo tienes claro, lo dejas para después. La app te lo recuerda sin estorbar.
- 3
Tu equipo entra y aprende
Al terminar, un tutorial corto te enseña lo más importante primero. Tu gente recibe el suyo cuando entra.
Lo que quizá te preguntas
¿Mi equipo va a querer usarla?
Está hecha para que cumplir con las tareas no sea tedioso. Cada persona abre y ve solo lo suyo, registra en un solo gesto y nadie captura dos veces. Los reconocimientos hacen que quieran abrirla.
¿Qué pasa con mi contador, si trabaja con sus propias herramientas?
No tiene que entrar. Alguien de tu equipo lleva las finanzas dentro de la app (tú, un socio o quien elijas) y a tu contador le mandas un archivo con cada movimiento y los datos de sus facturas.
¿Sirve para mi tipo de empresa?
Está pensada para empresas de servicios que trabajan por proyecto: agencias, despachos, servicios técnicos, cursos y talleres, arquitectura, producción y más. Al configurarla le dices a qué te dedicas y se adapta.
¿Qué tan grande puede ser mi equipo?
Hasta 50 personas. El precio es por equipo, no por persona, así que invitar a alguien más no cambia tu cuenta mientras estés dentro de tu rango.
¿Qué pasa con la información de mi empresa?
Cada empresa ve solo lo suyo, y dentro de la empresa cada persona ve solo lo que le corresponde. Tenemos aviso de privacidad y una política de premios lista para que tu equipo la firme.
Que esta sea la semana en que tu empresa se ordena.
Elige tu plan, configúrala en minutos y deja que Otto te avise lo importante.
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